PANDUAN HRMS RETAIL – VIREO

WEB BACKOFFICE (Lihat panduan beserta gambar di sini)

• Login menggunakan email owner pada web Vireo POS.
  
  
• Pada icon profile yang ada di pojok kanan atas, klik tombol ‘Masuk ke HRMS’ untuk auto login ke web HRMS.
  
  
• Berikut tampilan setelah klik tombol ‘Masuk ke HRMS’ 
  
  
• Membuat grup shift dan shift harian.
  
  Sebelum login pada web dan aplikasi HRMS, kita perlu membuat jadwal shift terlebih dahulu sesuai dengan shift yang berlaku pada outlet kita.

  Pada masing-masing halaman setup, terdapat penjelasan awal sebagai panduan kita untuk mensetting nya. Klik tombol ‘Buat’ jika grup shift yang sudah ada belum sesuai dengan grup shift outlet kita.

• Setelah grup shift sudah dibuat dengan sesuai, klik tombol ‘Simpan’.

  Langkah berikut nya yaitu membuat shift harian dan mapping shift harian tersebut pada grup shift yang telah dibuat.

• Klik tombol ‘Tambah’ untuk membuat shift harian.

  Keterangan Pengisian

  • Shift Harian :              Pilih shift harian yang sesuai jam nya dengan shift outlet (pilih Lainnya jika shift harian belum ada)
  • Mulai & Selesai : Diisikan jam masuk dan jam pulang sesuai shift outlet (akan terisi otomatis jika pilih shift harian yang sudah ada)
  • Hari                :              Pilih hari kerja sesuai shift outlet (input hari kerja satu persatu)

  Setelah shift harian sudah dibuat dengan sesuai, klik tombol ‘Simpan’.
  
  

• Membuat role akses dashboard untuk login karyawan
  

  Ceklis informasi apa saja yang akan dimunculkan pada dashboard karyawan ketika login di web.

  Setelah sudah di ceklis dengan sesuai, klik tombol ‘Selanjutnya’.

• Setting titik lokasi kerja.
  

  Keterangan Pengisian

  –     Kode                     :              (akan tergenerate otomatis) –   Nama    :              (akan terisi otomatis sesuai dengan nama toko / outlet)

          –     Alamat                 :              Diisikan alamat dari toko / outlet

  Note: tentukan titik lokasi kerja pada kotak maps yang ada di paling bawah dengan klik icon search yang ada di samping kiri lalu cari lokasi.

  –     Latitude               :              (akan terisi otomatis sesuai titik lokasi yang dipilih di kotak maps) –         Longitude           :              (akan terisi otomatis sesuai titik lokasi yang dipilih di kotak maps)

  • Strict                :              Pilih Yes jika metode absen karyawan harus sesuai dengan titik lokasi yang di setup, tetapi pilih No jika metode absen karyawan bisa dimana saja alias tidak mesti sesuai dengan titik lokasi yang di setup
  • Radius (Mil) :              Diisikan jarak maksimal dalam satuan mil untuk batasan karyawan melakukan absen berdasarkan dari titik lokasi yang di setup

  Setelah settingan lokasi kerja sudah dibuat dengan sesuai, klik tombol ‘Simpan’.

  Jika semua sudah di setup, maka akan otomatis login ke web HRMS.

Tampilan Dashboard

1.  Fitur-fitur yang terdapat pada dashboard yaitu :

• Menampilkan menu-menu yang sering dikunjungi / sering dibuka => Most Visited
• Menampilkan beberapa informasi berbentuk card (sisa cuti, jumlah karyawan aktif, total jam lembur, total dokumen expired, jumlah karyawan yang sudah resign, total jam keterlambatan, total jam pulang lebih awal dan total karyawan yang akan habis kontrak) => Activity
• Menampilkan informasi ataupun pengumuman yang di blast untuk para karyawan => Info / Announcement
• Menampilkan grafik absensi user yang login => Attendance Graph
• Menampilkan kalender dengan informasi jadwal shifting karyawan (jika karyawan yang shift nya berubah-ubah) => Event Calendar

Pada icon  yang berada di sebelah kanan dashboard merupakan settingan flexible yang bisa diatur sendiri untuk menampilkan informasi apa yang ingin dimunculkan di dashboard (Dashboard Widget).

Selain itu kita bisa merubah warna latar belakang sistem sesuai yang diinginkan (Skins). 

Keterangan dari informasi masing-masing card pada dashboard :

• Leave Remainings : Menampilkan informasi sisa cuti user yang login dan sisa cuti para karyawan nya (jika role akses adalah admin).
• Active Employee : Menampikan informasi jumlah karyawan aktif di perusahaan / outlet tersebut (jika role akses adalah admin).
• Overtime : Menampilkan informasi total jam lembur user yang login dan total jam lembur para karyawan nya (jika role akses adalah admin).
• Document : Menampilkan informasi jumlah dokumen yang akan expired dalam waktu dekat (dokumen bisa diupload di sistem).
• Inactive Employee : Menampilkan informasi jumlah karyawan yang sudah resign di perusahaan / outlet tersebut (jika role akses adalah admin).
• Late In : Menampilkan informasi total jam keterlambatan user yang login dan total jam keterlambatan para karyawan nya (jika role akses adalah admin).
• Early Out : Menampilkan informasi total jam pulang lebih awal user yang login dan total jam pulang lebih awal para karyawan nya (jika role akses adalah admin).

Pada icon  yang berada di bagian atas dashboard merupakan tombol untuk menampilkan menu-menu yang dijadikan favorit oleh user.

Pada icon  yang berada di sebelah tombol Favorites merupakan tombol untuk mengganti bahasa pada sistem. Bahasa yang disediakan yaitu Indonesia dan English.

Pada icon  yang berada di sebelah tombol Bahasa merupakan tombol Notifikasi untuk user atasan jika ada pengajuan cuti / izin / sakit / pengajuan lain dari bawahan nya. Merupakan notifikasi untuk user bawahan jika pengajuan nya sudah di proses oleh atasan nya.

Pada tombol display name menampilkan nama user yang login beserta posisi nya dan berfungsi untuk pergi ke menu profil serta bisa untuk keluar dari sistem.

2. Add New / Tambah Baru

#Employee – Add New

Add New merupakan suatu menu untuk menambahkan data karyawan yang baru bergabung dalam perusahaan tersebut. Berikut penjelasan lebih rinci mengenai menu ini :

Jika Anda klik menu tersebut maka tampilan akan seperti gambar di bawah ini :

Pengisian tab Company diisikan data yang berkaitan dengan ditempatkan nya karyawan baru pada perusahaan tersebut.

Jika sudah diisi dengan lengkap dan benar, klik tombol Next.